Política por viagens corporativas

A política por viagens corporativas é essencial para qualquer empresa qual preza pelo controle de custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter ESTES processos por viagens bem definidos otimiza rotinas, garante que ESTES gestores permitam controlar os gastos e que ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Assim sendo, é preciso que a política de viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA por quem realiza as viagens e de que este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política de viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda este conceito e este passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da política por viagens na sua empresa!
O de que é e qual a importância do uma política por viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes de modo a o processo do viagens corporativas do uma empresa. Possui saiba como objetivo aumentar este compliance e controle por custos com viagens, além do prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos ESTES procedimentos para a realização de viagens representando a empresa. A partir de este processo por solicitaçãeste por serviçESTES de viagem, às normas por valores por despesas e prestações de contas.
O presente Género do documento é crucial de modo a que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua própria vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por qual ter uma política por viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia de quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse tipo por controle não é unicamente importante saiba como essencial para a saúpor financeira do 1 negócio.
Seja viagem para fechar um contrato, para prestar 1 serviço, para participar por 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, ter uma previsão de gastos e a certeza de qual os reembolsos Seroada fabricados dentro Destes padrões É possibilitado a, inclusive, reduzir custos nenhumas deixar este conforto de lado ou diminuir o número do viagens.
A política por viagens corporativas entra saiba como uma MANEIRA de padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, a partir de a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação de contas, é realizado com demasiado mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve fazer sentido com as necessidades da empresa e por seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Usando este tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
O qual uma política do viagens corporativas precisa deter?
Uma política de viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. Para qual esta comunicação mesmo que efetiva, é preciso de que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, para evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a tua política por viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que este documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao POR DIA a POR DIA do viajante. Portanto tenha estes pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes de despesas eles podem vir a gastar;
• Seja realista: A redução por custos é fundamental de modo a seu programa do viagens, mas de nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de de que é responsabilidade de alguém validar se ESTES membros da equipe estão usando a política e como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta qual a tua política de viagens possa ser aplicada em softwares do gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua própria gestão, é importante que a política possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
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Passo a passo de modo a criar uma política por viagens corporativas
Uma boa política de viagens corporativas é pensada para qual ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Nesse caso ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Doravante que você já sabe a importância de ter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora do conferir o passo a passo para aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens;
• Etapa 5: Sentido Destes processos por solicitação, aprovaçãeste e prestaçãeste de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-manter-se;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua própria política do viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma obrigatoriedade transversal em muitas companhias. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política de viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farãeste com qual ele atenda de maneira integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Veja alguns perfis de que podem possibilitar ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável através visão estratégica do negócio, é importante que a tua visão mesmo que incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos de viagem comumente sãeste este segundo maior custo por diversas companhias, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido este viajante nenhuma viagem acontece, não é precisamente? O natural-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial para de que o objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças DE áreas de negócio interessadas: Quais os setores que Muito mais viajam na sua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestão das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia de todo o programa por viagens, portanto é importante qual participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política por viagens. Sua própria visãeste poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este feedback é extremamente importante.
O levantamento de dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas como: mfoiPOR DIA do gastos, ESTILOS por despesas Ainda mais usados, ESTILOS por serviços, quais os setores de que Muito mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis por viajante pedem multiplos políticas do viagem.
É comum de que, precisamente usando uma política por viagens definida, certos grupos do viajantes tenham pontos fortes multiplos do outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Os casos acabam a ser tratados tais como exceções à regra. Porém se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o feição de exceção e com isso perde-se este controle.
Por isso, nãeste tenha medo por criar políticas variados de tratado utilizando este perfil dos grupos do viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase do levantamento por dados e construído com base muitos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos positivos específicos;
Além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o perfil por Empreendimento da sua própria empresa.
O foco das AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados usando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção do Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu Empreendimento serão relevantes de modo a definir as normas por viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma Saber importantíssima de modo a a construçãeste das regras de consulte Mais informação viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área do negócio ou por tipo do despesa.
Este nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, mas será necessário de que este processo por gestão do serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição das regras do despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos do viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos para 1 Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Agora de que você já sabe quais ESTES ESTILOS de viajantes, as características DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissãeste de afoireos, sãeste reservados e pagos previamente que este colaborador embarque. Mas Andam outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas em a viagem, que não sãeste pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso que o viajante usará? Esta definição é importante como impacta pelo fluxo de reembolsos e prestaçãeste de contas, e até exatamente pelo orçamento familiar do seus colaboradores.
Aqui estão várias pontos por atençãeste para se considerar ao definir este Genero do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso do despesas: O seu colaborador possui capacidade financeira para arcar usando estas despesas e esperar até de que este ciclo por aprovações termine de modo a arrecadar este valor do volta?
Caso a sua própria intenção mesmo que trabalhar exclusivamente com este reembolso por despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar exclusivamente com o reembolso do despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam utilizando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realização DE despesas dos colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios dos viajantes, porém exige 1 controle ainda Ainda mais preciso Acerca as despesas.
O recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestação do contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Têm a possibilidade de entender Muito mais A cerca de meios de pagamento de adiantamentos neste artigo e Acerca ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: tais como conter os riscos?
• Cartão de empréstimo corporativo: Esta opção além do não comprometer este salário do colaborador, nãeste Clique aqui compromete este caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliação de inúmeras faturas de cartão por crédito Têm a possibilidade de ser 1 desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução de que permita conciliar suas faturas com a prestaçãeste de contas dos colaboradores, assim este processo se torna Muito mais necessário e simplificado.
Defina regras para cada tipo de custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir os limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou não reembolsável?
Qual Espécie do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um Destes recursos cedidos pela empresa de modo a recompensar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários durante a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Contudo Andam outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando o hotel contratado possuir o serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível de detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes do despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em tua política por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos dias em mfoidia eles passam nos destinos? Os hotfoiis reservados precisam ser pagos pelo balcão?
Já os valores estipulados para cada Género por despesa podem possibilitar ser definidos usando base na méPOR DIA histórica dos seus viajantes e informações do mercado. ESTES benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, contudo soluções para viagens corporativas não restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites por gastos, o viajante se sente Muito mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas usando mais facilidade.
Veja alguns pontos relevantes A respeito de ESTES principais tipos por despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideração este custo por alimentação em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter políticas diferentes poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte este custo por refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma média por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor DE corridas, regras Derivado do categoria de veículo e horário das corridas podem possibilitar ser Ainda mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, de que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos este custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas usando quilometragem, explicamos como construir este valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES por viagem
As políticas de modo a a contratação por serviços do viagem englobam tanto o processo por solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar do cada serviçeste do viagem deter suas particularidades, regras por antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos ESTES MODELOS por serviço, já que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, usando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu amplamente. Permitir a compra por tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder o bilhete pelo caso por algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos por políticas por afoireos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em afoireos, nem sempre o menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, então cuidado com este nosso Espécie do política. Se o menor preço por afoireo for às 5h da manhã, você meterá do lado este bem-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Género do quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias nãeste exige Ainda mais o compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste de hotfoiis com ou nenhumas café da manhã – Uma recomendaçãeste é Verifique aqui optar a todos os momentos por opções usando café, pois as diferenças do tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientação e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua convénio utilizando fornecedores do serviçESTES, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis de modo a a comparaçãeste utilizando outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos de solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação de contas
Saiba como sabemos, a política do viagens resulta como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual este procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. 1 processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva por serviços, além do aumentar o controle sobre os custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras de modo a prestação por contas. Assim sendo, seus viajantes saberão saiba como justificar seus gastos, com Lindas as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal das despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle de prestação por contas via planilhas, não sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Portanto, considere adotar uma soluçãeste de modo a gestãeste de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem de que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo de solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando de que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação DE políticas no instante da seleção dos serviçESTES, minimizando ESTES custos de viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle do políticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA do validar AS SUAS políticas.
Etapa 6: Segurança e natural-manter-se
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras sobre tais como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua própria empresa. Portanto, dedique uma sessão em tua política para descrever os procedimentos e contatos de emergência para garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
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Etapa 7: Comunicação da política por viagens corporativas
Actualmente de que você construiu sua própria política, o engajamento Destes colaboradores Verifique aqui dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste algumas ideias de comunicação de modo a conscientizaçãeste Acerca a política por viagens da empresa:
• Campanha de e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato do infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um POR DIA previamente das viagens;
• Validação automática de políticas no software por gestãeste por viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestão de viagens.